ویرایش الکترونیک: ویرایش در فایل و ارسال و دریافت از طریق ایمیل باعث صرفه‌جویی در کاغذ و زمان می‌شود. با این روش خطاهای احتمالی در تایپ مجدد کاهش می‌یابد. ویراستاران می‌توانند برای یادداشت‌گذاری (کامنت) و مشاهده ناشر یا نویسنده از فرایند کار آنان برای پذیرش یا رد تمامی یا برخی از پیشنهادها و بررسی‌های مجدد مطالب و انجام اصلاحات مجدد از قابلیت Review در برنامه ورد بهره بگیرند.

برای شروع و دسترسی به این قابلیت برنامه ورد از سربرگ Review به کادر گروه Tracking مراجعه کرده و از این کادر گروه گزینه Track Changes را انتخاب نمایید.

با این کار گزینه Track Changes به حالت انتخابی و های لایت خواهد شد، حال تغییرات مورد نظر را شروع کنید. در این حالت کلمات و یا جملاتی را که ویراستار، ویرایش می‌کند، حذف نمی‌شوند بلکه به رنگ قرمز تغییر رنگ خواهند داد و خطی قرمز از وسط کلمات و یا جملات کشیده می‌شود و سپس کلمه و یا جمله جایگزین کنار آن نوشته و خطی قرمز زیر آنها کشیده می‌شود که نشانگر جمله یا کلمه پیشنهادی ویراستار است. پس از کامل شدن عملیات ویراستاری متن، دوباره بر روی گزینه Track Changes کلیک کنید تا از حالت های‌لایت خارج شده و ویراستاری متن پایان پذیرد. مانند تصویر زیر که نمونه‌ای کوچک از یک متن ویراستاری شده را نشان می‌دهد:

در این متن به جای عبارت “دارایی است” کلمه “است” و به جای کلمه “می‌شود” کلمه “میگردد” پیشنهاد شده است.

چگونگی نمایش متنی که ویراستار ویرایش کرده است

پس از انجام تغییرات لازم در متن، چهار راه برای نمایش دادن متن و تغییرات آن وجود دارد. برای انتخاب نوع نمایش متن ویراستاری شده، از کادر گروه Tracking Change باید به گزینه Display to Review مراجعه کرده و با کلیک بر روی فلش کوچک کناری آن و باز شدن کادر نوع نمایش ها یکی از چهار روش نمایش سند را انتخاب کنید.

۱. گزینه «Final Showing Markup» تغییرات پیشنهادشده ویراستار را در کنار کلمه یا جمله اولیه نمایش می‌دهد.

۲. گزینه «Final» تمامی تغییرات پیشنهادشده را در متن اعمال کرده و نوشته و جملات اولیه را حذف می‌کند و متن را به نمایش در خواهد آورد.

۳. گزینه «Original Showing Markup» تغییرات پیشنهادشده را در کنار کلمه اولیه نمایش می‌دهد.

۴. با انتخاب گزینه «Original» تمامی تغییرات پیشنهادی رد می‌شوند و متن در حالت اولیه و بدون تغییر باقی می‌ماند.

در کادر Show Markup با کلیک روی فلش کناری آن و باز شدن کادر زیر مجموعه‌ها می‌توانید انتخاب کنید که چه  تغییرات ایجاد شده‌ای در سند نمایش داده شوند. همچنین اگر چند فرد مختلف این متنی را ویراستاری کرده باشند با انتخاب گزینه Reviewers می‌توانید نام ویراستار و تغییراتی که اعمال کرده است را ببینید.

از قابلیت‌های دیگر این برنامه این است که تغییرات پیشنهادی ویراستار را می‌توانید قبول یا رد کنید. برای این کار در کادر گروه Changes در سربرگ Review  چهار گزینه هست که به شما کمک می‌کند تغییرات پیشنهادی را یک‌جا یا تک‌تک رد یا قبول کنید.

در کادر Changes دو گزینه تأیید (Accept) یا رد (Reject) هر کدام شامل گزینه‌های زیر می‌شود. با کلیک بر روی فلش «Accept» زیرمجموعه‌های زیر پدیدار می‌شود:

Accept and Move to Next: تایید ویرایش پیشنهادیِ ویراستار و انجام ویرایش بعد؛

Accept change: تایید فقط ویرایش کلمه انتخاب شده (به صورت های‌لایت)؛

Accept All Change Shown: تایید تمامی ویرایش‌ها؛

Accept All Change in Document: تایید تمامی ویرایش‌های پیشنهادشده و تغییر متن به صورت ویرایش‌های پیشنهادی ویراستار.

با کلیک بر قابلیت رد تغییرات پیشنهادیِ ویراستار (Reject) گزینه‌های زیر را می‌بینیم:

Reject and Move to Next: رد ویرایش پیشنهادی ویراستار و بررسی پیشنهاد بعد؛

Reject change: رد فقط ویرایش کلمه انتخابی (به صورت های‌لایت)؛

Reject All Change Shown: رد تمامی ویرایش‌ها؛

Reject All Change in Document: رد تمامی ویرایش‌های پیشنهادشده و باقی ماندن متن به صورت اولیه.

دو گزینه دیگر این کادر گروه گزینه‌های Previous و Next است که  تنها برای نمایش کلمات و یا جملات پیشنهادی ویراستار کاربرد دارد.

Previous: به کلمه یا جمله ویرایش شده قبل (در صورت موجود بودن در سند) خواهید رفت.

Next: به کلمه یا جمله ویرایش شده بعد (در صورت موجود بودن در سند) خواهید رفت.

منابع:
وبگاه دیجیتال آرت؛
آموزش ویراستاری و درست‌نویسی، حسن ذوالفقاری،‌ صص ۱۵ – ۱۸